Gå till meny Gå till innehåll Gå till kontakt
MSW Reportal

Säkerhetsskyddsavtal vid upphandlingar, samverkan och samarbeten

Här finns information om säkerhetsskydd vid upphandlingar.

Bakgrund

En grundtanke inom säkerhetsskyddet är att de intressen som lagstiftningen slår vakt om ska ha samma skydd oavsett om verksamheten bedrivs av det allmänna eller av enskilda. Säkerhetsskyddsavtal är en följd av den principen. Det innebär att om det i en upphandling eller i ett samarbete mellan olika aktörer förekommer säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter i säkerhetsskyddsklassen konfidentiell eller högre ska det finnas ett fullgott säkerhetsskydd när en aktör anlitas. Detsamma gäller om upphandlingen eller samarbetet ger aktören tillgång till säkerhetskänslig verksamhet av motsvarande betydelse för Sveriges säkerhet.

Hur fungerar processen?

Alla aktörer måste genomgå processen inför varje enskilt uppdrag innan denne kan bli godkänd för arbete. Om en aktör har för avsikt att använda underentreprenör(er) så kommer Sjöfartsverket att ingå säkerhetsskyddsavtal med varje enskild underentreprenör och de kommer att gå igenom samma process för att bli godkända. All kommunikation sker direkt mellan Sjöfartsverket och underentreprenören men Sjöfartsverket ser ändå positivt på att ni som företag tar ansvar för era underleverantörer. Ett exempel kan vara att ni ser till att underlaget fylls i korrekt och skickas in komplett så att uppdraget inte försenas. I de fall som en aktör agerar som konsultmäklare eller liknande och om underleverantören är ett enmansbolag ska ni genomföra säkerhetsprövning såsom om underleverantören vore anställd i företaget även om Sjöfartsverket tecknar säkerhetsskyddsavtalet direkt med underleverantören.

Vad behöver en aktör som ska ingå säkerhetsskyddavtal med Sjöfartsverket göra?

  1. Firmatecknare (alternativt annan med fullmakt) ska signera båda exemplaren av säkerhetsskyddsavtalet som Sjöfartsverket sänder er
  2. Säkerhetsansvarig ska genomföra säkerhetsprövning inklusive säkerhetsprövningssamtal med vd och samtliga medarbetare som ska delta i uppdraget. Även säkerhetsansvarig ska genomgå denna säkerhetsprövning
  3. Samtliga som ska delta i uppdraget samt vd och säkerhetsansvarig ska genomföra en e-utbildning i grundläggande säkerhetsskydd (tillhandahålles av Sjöfartsverket)
  4. För samtliga som ska delta i uppdraget (inklusive vd och säkerhetsansvarig) ska nedan angivna dokument fyllas i

Observera att blanketterna aldrig ska sändas direkt till Säkerhetspolisen.

  • Blankett "Erinran om tystnadsplikt och samtycke till registerkontroll"
  • Blankett "Ansökan om registerkontroll”
  • Blankett "Bilaga - Särskild personutredning för säkerhetsklass 1 och 2" (endast om person ska placeras i säkerhetsklass 1 eller 2)
  • Blankett "Intyg säkerhetsprövning"

Även följande dokument ska skickas till Sjöfartsverket:

  • Påskrivet säkerhetsskyddsavtal i två exemplar
  • Fullmakt (endast om någon annan än firmatecknare signerar säkerhetsskyddsavtalet)
  • Registreringsbevis från Bolagsverket (inte äldre än tre månader)
  • Blankett "Uppgifter på personal" (en blankett med samtliga namn ska skickas in, om ytterligare personer tillkommer eller om någon bortfaller under tiden ska dessa tillföras på blanketten som skickas in igen)

Skicka alla handlingar med rekommenderad post till:

Sjöfartsverket
Att: Enheten för säkerhet och beredskap
601 78 Norrköping

Vad gör Sjöfartsverket och Säkerhetspolisen när samtliga handlingar har inkommit?

  1. Sjöfartsverket granskar era handlingar
  2. Registrering av säkerhetsskyddsavtal samt registerkontroller skickas till Säkerhetspolisen
  3. Säkerhetspolisen utför kontroller och sänder besked i retur till Sjöfartsverket
  4. Sjöfartsverket meddelar er när ni är godkänd aktör och när ni kan påbörja uppdrag enligt leverans- eller samarbetsavtal

Handläggningstid

Det är viktigt att samtliga blanketter som efterfrågas fylls i korrekt (elektroniskt om det står på blanketten) samt att alla dokument finns med när underlaget skickas in. Detta för att Sjöfartsverket ska kunna hantera ärendet utan fördröjning och med så kort handläggningstid som möjligt.

Ärenden handläggs i den ordning som de inkommer till myndigheten.

Handläggningstiden för att bli godkänd aktör beror mycket på komplexiteten i uppdraget och de säkerhetsskyddsåtgärder som krävs samt hur snabbt ni som aktör skickar in efterfrågat material till Sjöfartsverket.

Handläggningstiden kan variera mellan 4 och 10 veckor

Kontroll av säkerhetsskyddet

Genom att ingå ett säkerhetsskyddsavtal förbinder sig leverantören att uppfylla ställda säkerhetsskyddskrav. Den verksamhetsutövare som ingår säkerhetsskyddsavtalet är ansvarig för att kontrollera att bestämmelserna i avtalet uppfylls och vid behov revideras. Om verksamhetsutövaren till exempel har ingått ett säkerhetsskyddsavtal på nivå 2 innan den låter leverantören ta del av upphandlingsdokument i verksamhetsutövarens lokaler, kan avtalet behöva revideras till nivå 1 om uppdragets genomförande innebär att leverantören ska förvara och hantera säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter utanför verksamhetsutövarens lokaler.

Om säkerhetsskyddsavtalet under avtalets löptid måste revideras i så stor omfattning att det inte skulle anses som en tillåten ändring enligt upphandlingslagstiftningen kan det innebära att upphandlingen måste göras om. Av bland annat detta skäl är det viktigt att inför upphandlingsprocessen och vid utformningen av upphandlingsdokumenten analysera leverantörens avsedda tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller säkerhetskänslig verksamhet. 

Sjöfartsverket kan under avtalstiden komma att utföra revision hos aktör som denne har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med. Det kan bland annat innebära att Sjöfartsverket begär in underlag för genomfört säkerhetsprövningssamtal eller annat underlag som Sjöfartsverket vill titta på. Uppföljningen kan även innebära platsbesök i aktörens lokaler.

Dokumentsammanställning

Blanketter och stöddokument kommer att sändas till dig av handläggare på Sjöfartsverket innan uppdrag kan påbörjas. Om du trots det saknar något av nedan dokument, mejla till sakerhetsskyddsavtal@sjofartsverket.se.

  • Erinran om tystnadsplikt och samtycke till registerkontroll
  • Ansökan om registerkontroll
  • Bilaga - Särskild personutredning för säkerhetsklass 1 och 2
  • Intyg säkerhetsprövning
  • Uppgifter på personal
  • Vägledning till dig som ska teckna säkerhetsskyddsavtal med Sjöfartsverket
  • Stöd till säkerhetsprövningssamtal
  • Information om personuppgiftsbehandling
  • Intyg säkerhetsprövning (exempel)
  • Ansökan om registerkontroll (exempel)
  • Bilaga – särskild personutredning för säkerhetsklass 1 och 2 (exempel)

Observera att underlag för bedömning av säkerhetsprövningssamtalet inte ska skickas till Sjöfartsverket utan sparas hos leverantör och ska finnas tillgängligt vid eventuell granskning.

Aktuella lagrum

  • Säkerhetsskyddslagen (2018:585)
  • Säkerhetsskyddsförordningen (2021:995)
  • Säkerhetspolisens föreskrifter om säkerhetsskydd (PMFS 2022:1)

Senast uppdaterad 2022-02-17